Czym jest obsługa kadrowo-płacowa?
Obsługa kadrowo-płacowa (inaczej Payroll) to przede wszystkim prowadzenie dokumentacji pracowniczej zgodnie z obowiązującym prawem. Mowa tu o aktach osobowych pracowników oraz dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Pracodawca ma obowiązek przechowywania takich dokumentów jak: umowa o pracę, skierowanie na badania lekarskie, oświadczenie o wypowiedzeniu, świadectwo pracy i inne. Pełny wykaz dokumentów, które wchodzą w skład dokumentacji pracowniczej, można znaleźć m.in. na internetowych stronach rządowych.
Za nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej lub niewłaściwe przechowywanie akt osób zatrudnionych grożą wysokie kary finansowe (od 1000 do nawet 30 000 złotych). O nałożenie na przedsiębiorcę kary wnioskuje inspektor pracy, czyli osoba zatrudniona w Państwowej Inspekcji Pracy.
Obsługa kadrowo-płacowa to także:
- naliczanie wynagrodzeń,
- prowadzenie rozliczeń z urzędami,
- ewidencjonowanie urlopów,
- rejestracja czasu pracy,
- przygotowywanie raportów dla kadry zarządzającej.
Jaka powinna być obsługa kadrowo-płacowa?
Ze względu na wysokie kary grożące przedsiębiorcom, którzy nie zastosują się do wytycznych wynikających z Kodeksu pracy, w zarządzaniu dokumentacją personalną kluczowe są: prawidłowość i terminowość. Specjaliści ds. Payroll powinni stale aktualizować swoją wiedzę, mając na uwadze zmiany w przepisach.
Osoby zajmujące się prowadzeniem akt personalnych osób zatrudnionych oraz naliczaniem wynagrodzeń mają dostęp do poufnych danych osobowych. Dlatego konieczne jest także zadbanie o bezpieczeństwo informacji.
Gdzie szukać wsparcia w zakresie Payroll?
Przedsiębiorca nie ma obowiązku zarządzać dokumentacją pracowniczą osobiście. Może powierzyć to zadanie osobom trzecim. Jedną z możliwości jest zatrudnienie specjalisty ds. obsługi kadrowo-płacowej na pełen etat. To rozwiązanie, które ma wiele zalet, ale, szczególnie dla małych firm, może być zbyt dużym obciążeniem finansowym. Stworzenie nowego etatu wiąże się bowiem z wieloma obowiązkami. Pracodawca jest odpowiedzialny za przygotowanie stanowisk i doszkalanie specjalistów w zakresie prawa pracy i innych obszarów.
Drugą możliwością jest podjęcie współpracy z firmą zewnętrzną, specjalizującą się w administracji wynagrodzeniami oraz zarządzaniem dokumentacją personalną osób zatrudnionych, np. https://hrk.pl/pl/dla-klienta/payroll-consulting. To rozwiązanie, z którego korzystają zarówno międzynarodowe korporacje, jak i niewielkie przedsiębiorstwa. Wiele firm doradztwa personalnego, oprócz usług rekrutacyjnych, oferuje także kompleksową obsługę kadrowo-płacową. Najważniejszą zaletą tego rozwiązania jest ograniczenie kosztów i dostęp do wysoko wykwalifikowanych fachowców, którzy dysponują aktualną wiedzą i doświadczeniem.
